Surat Dinas: Pengertian, Ciri-ciri, dan Struktur Surat Dinas


Menulis mungkin bukanlah hal yang istimewa, sebab menulis biasa dilakukan oleh kita selaku manusia modern, apa lagi di zaman media sosial seperti saat ini,  kita sering menulis melalui media facebook, twitter, bahkan whatsapp dan tentunya masih banyak lagi media lainnya, mskipun hanya sekedar menulis status pribadi. akan tetapi ketidak yakinan mulai timbul ketika kita menulis hal-hal yang resmi, sepert menulis surat dinas. Dalam penulisan surat dinas kita diharuskan menggunakan bahasa yang baku serta menggunakan ragam bahasa yang resmi sesuai denga EYD.

Untuk itu Melalui artikel ini saya akan membahas tentang pengertian surat dinas, ciri-ciri surat dinas, unsur apa saja yang terdapat dalam surat dinas, bagaimana penulisan surat dinas yang baik dan benar, sehingga nantinya kita tidak merasa bingung lagi dalam menulisa surat dinas. yuk kita simak bersama

Menulis Surat Dinas

Pengertian Surat Dinas

Surat dinas adalah surat yang ditulis oleh suatu lembaga formal atau norformal kepada seseorang atau lembaga lain untuk tujuan tertentu. Surat dinas bagian dari surat resmi yang berkaitan dengan kedinasan, oleh sebab itu penulisan surat dinas harus memperhatikan pola penulisan surat resmi, yaitu menggunakan bahasa baku atau standar.

Ciri-ciri Surat Dinas

Ciri-ciri surat dinas pada umumnya adalah sebagai berikut :

  • Terdapat kepala surat (KOP) serta nama instansi atau lembaga pada bagian kepala surat.
  • Surat dinas memiliki nomor surat, dan lampiran, sebagai berkas pendukung.
  • Serat dinas menggunakan bahasa baku dan remi, serta dibuat dalam format tertentu.
  • Pada bagian surat terdapat salam pembuka dan salam penutup sebagai bentuk kesopanan berkomunikasi melalui surat yang kita kenal dengan istilah santun (tidak menyinggung perasaan orang lain)
  • Surat dinas harus dilengkapi dengan stempel atau cap dari instansi/lembaga yang mengeluarkan surat

Unsur Surat Dinas / Struktur Surat Dinas

Adapun unsur-unsur yang terdapat pada surat dinas adalah sebagai berikut :

1. Kop/Kepala Surat

fungsi kepala surat : 

  • memberikan informasi kepada penerima surat mengenai nama lembaga/instansi, alamat, nomor telepon, faksimil, dan keterangan lain yang berkaitan dengan intansi pengiriman surat
  • Sebagai sarana untuk memperkenalkan atau mempromosikan instansi pengirim surat.
Contoh kepala surat :

KEMENTRIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
Pusat Teknologi, Informasi, dan Komunikasi
Jalan........, Jakarta 55166 Telepon...........Faksimil


2. Tanggal Surat

Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas.

Adapun fungsi dari tanggal surat adalah untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang waktu penulisan surat. 

Dalam penulisan tanggal hendaknya ditulis lengkap Tanggal (angka), Bulan (huruf), dan tahun (angka), serta tidak perlu dicantumkan nama kota , karna sudah terdapat di kepala surat.

Contoh penulisan tanggal yang tidak tepat :

Tanggal 25 bulan juni Tahun 2019
Bandung, 30-05-2019
24 Des ‘19

Contoh penulisan tanggal yang tepat :

25 Juni 2019 
Jakarta, 25 Juni 2019 (apa bila Kop surat tidak terdapat nama kota)

3. Nomor Surat

Berisi nomor surat keluar, baik itu kode surat dan juga bulan serta tahun keluarnya surat.

Nomor surat tergantung pada penomoran lembaga terkait. Adapun posisi nomor surat berada di sebelak kiri dibawah kop surat. 

Penulisan nomor di awali dengan nomor urut surat itu dikeluarkan oleh instansi tersebut, lalu diikuti dengan kode surat, kemudian oleh nama instansi yang penulisanya hanya perlu disingkat sebagai suatu penanda, kemudian angka romawi yang menunjukkan bulan surat tersebut dibuat, diakhiri dengan tahun surat dibuat dan tidak diakhiri dengan tanda apapun seperti titik atau koma.

Antara tiap kode hanya bisa dibatasi dengan garis miring (/), tanda hubung (-) atau tanda titik (.)

Contoh penulisan yang kurang tepat :

Nomor : 25/Und/SMP.3/X/2019_

Contoh penulisan yang tepat :

Nomor : 25/Und/SMPIT/X/2019
Nomor : 25.und.SMPIT.2019
Nomor : 25-Und-SMPIT-2019

4. Lampiran

Lampiran dipergunakan untuk pemberitahuan kepada penerima surat bahwasannya ada berkas yang disertakan bersama surat. 

Lampiran surat biasanya diisi jika ada surat tembusan atau berkas pendukung dari pengiriman surat tersebut. Jika tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan.

Contoh penulisan lampiran yang tidak tepat:

Lampiran : 4(empat) lembar
Lampiran : satu (1) berkas
Lampiran : -

Contoh penulisan yang tepat :

Lampiran : lima lembar
Lampiran : satu berkas

5. Hal

Hal surat merupakan tujuan dalam pembuatan surat.

Fungsinya memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat. agar lebih efektif, hal surat sepatutnya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat.

Contoh penulisan yang tidak tepat :

Hal : Undangan Untuk Menghadiri Rakernas Tanggal 5 juli 2009

Contoh penulisan yang tepat :

Hal : Undangan

6. Alamat Tujuan

Berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat. unsur alamat hendaknya ditulis lengkap tidak disingkat

Contoh penulisan yang tidak tepat :

Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa
Jln. Bougenvile
Rawamangun
Jakarta 

Contoh penulisan yang tepat : 

Yth. Kepala Pusat Bahasa
Jalan bougenvile
Rawamangun
jakarta

Ada dua alamat surat, yaitu :
  • Alamat dalam (pada helai surat);
  • Alamat luar (pada amplop).

7. Salam Pembuka

Salam pembuka di akhiri dengan tanda baca koma(,)

Contohnya :

Dengan hormat,

Salam Pramuka,

8. Isi Surat

Isi surat terdiri atas :

a. Paragraf Pembuka

Pembuka surat berguna untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat     sesuai dengan tujuan surat.

Contoh :

Dalam rangka memperingati hari kartini, SMP Negeri 3 Akan Mengadakan…

b. Paragraf isi

isi pokok surat berisi sesuatu yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan sebagainya yang disampaikan kepada pembaca surat. 

Adapun pedoman dalam penulisan isi pokok surat yang perlu diperhatiakan antara lain : 
  • sampaikan maksud secara jelas, 
  • hindari pemakaian akronim atau singkatan yang tidak lazim
  • gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, sederhana, lugas, dan sopan (efektif), penulisan pemerian kegiatan tidak diawali huruf Kapital


Contoh Penulisan yang Kurang Tepat :

Mohon kehadiran Bapak pada,
Hari, Tanggal  : Sabtu, 24 februari 209
Waktu             : Pukul 20.00 s.d 22.00
Acara              : Rapat Koordinasi
Tempat            : Ruang Multimedia SMP 3 

Contoh penulisan yang tepat: 

Mohon kehadiran Bapak pada,
hari,  tanggal  : Sabtu, 24 Februari 209
waktu              : pukul 20.00 s.d 22.00 WIB
acara              : Rapat koordinasi
tempat            : Ruang Multimedia SMP 3 

c. Paragraf Penutup.

Didalam penutup isi surat berisi ucapan terimakasih terhadap semua hal yang dikemukakan pada isi surat.

Contoh penulisan yang kurang tepat :

Atas kehadirannya, kami ucapkan terimakasih

Contoh penulisan yang tepat:

Atas kehadiran Bapak, kami ucapkan terima kasih.

9. Penutup Surat

Didalam penutup surat berisi salam penutup, nama jabatan, tanda tangan, nama terang, dan NIP (jika ada).

Contoh Penutup surat instansi Negeri :

Hormat kami,
Kepala Dinas


Yuliani Yusuf, S.Pd.
NIP 1970999999999978786

Contoh Penutup surat Instansi Swasta :

Hormat kami,
PT. Abadi Merdeka


Yuliani Yusuf
Pimpinan Perusahaan

10. Tembusan

Tembusah hanya ada jika surat memerlukan tembusan untuk beberapa instansi yang terkait sebagai pemberitahuan. 

Kaidah penulisan tembusan diawali dengan : 

  • Penggunaan huruf kapital
  • Diletakkan sebelah kiri pada kaki surat
  • Lurus dengan bagian Nomor, lampian dan hal 
  • Kata Tembusan diakhiri dengan tanda titik dua (:)
  • Apabila tembusan lebih dari satu maka diberi nomor urut sesuai jenjang jabatan ter tinggi.

Cntoh penulisan yang kurang tepat :

Tembusan.
Kepada Yth. Bapak  Kepala Dinas Kabupaten Muaro Jambi
Kepada Yth. Bapak Inspektorat Kabupaten Muaro Jambi
Arsip

Contoh Penulisan yang tepat :

Tembusan : 
Kepala Dinas Kabupaten Muaro Jambi
Kepala Inspektorat Kabupaten Muaro  Jambi

Berdasarkan Isinya, Surat Dapat Dibedakan Menjadi Empat


1. Surat pribadi

Surat pribadi bisa bersifat resmi dan tidak resmi.

Contohnya :

  • Tidak resmi: surat kekeluargaan, surat persahabatan dan sebagainya.
  • Resmi : surat lamaran pekerjaan permohonan izin, surat kuasa, surat perjanjian kontrak dan lain-lain.



2. Surat dinas

Surat yang menyangkut kedinasan seperti, Surat keterangan, surat jalan, surat kelakuan baik, surat izin dan lain-lain.

3. Surat sosial

Surat yang digunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat sosial atau tidak mencari untung

4. Surat Niaga/bisnis

Surat yang memuat persoalan niaga/perdagangan seperti, surat penawaran, surat pemesanan barang, surat pengiriman, surat penagihan dan lain-lain


Demikianlah artikel tentang penulisan surat dinas semoga memberi manfaat. 🙏🙏🙏


Belum ada Komentar untuk "Surat Dinas: Pengertian, Ciri-ciri, dan Struktur Surat Dinas"

Posting Komentar

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel